Home office: 7 dicas para se adaptar ao trabalho em casa com produtividade e bem-estar

O home office pegou muita gente de surpresa, mas algumas dicas de hábitos e recursos podem te ajudar nesse momento de transição para a nova rotina

O trabalho remoto já vem crescendo nos últimos anos. Segundo o IBGE, 5,2% do total de trabalhadores ocupados no país em 2018 já trabalhava em casa. Com o isolamento social causado pela pandemia da COVID-19, muitos colaboradores que se locomoviam até os escritórios estão se adaptando a essa nova realidade.

Se você está enfrentando o home office pela primeira vez, já deve ter percebido que ele não é o paraíso nem um bicho de sete cabeças, apenas uma maneira diferente de trabalhar. Para facilitar essa adaptação, separamos essas 7 dicas para manter a produtividade e bem-estar no home office. Confira!

1. Lugar de trabalho

Reserve um espaço da casa para o trabalho. Se disponível, deixe um cômodo todo como seu escritório, senão, organize uma mesa para que seja o seu espaço de trabalho. O importante é sair da cama e entrar no seu modo “escritório”, e o ambiente organizado pode ajudar muito.

Para não perder tempo todos os dias, já deixe os objetos usados diariamente à mostra sobre a mesa, como notebook, bloco de anotações, canetas e o que mais você utilizar no seu trabalho. Guarde os outros objetos que você utiliza com menos frequência em um lugar de fácil alcance e padronizado. Depois de usar algo, sempre devolva no lugar correto, dessa maneira, você vai saber onde estão as coisas que você precisa.

A falta de limpeza pode causar mal-estar e distrações durante o dia, por isso, mantenha o espaço sempre limpo. Outra dica é deixar o local o mais arejado e iluminado possível, o que traz uma sensação de bem-estar e diminui o risco de complicações de saúde.

Também é importante conscientizar a família e outras pessoas que moram com você sobre o seu horário de trabalho. Peça para que não causem distrações e respeitem o máximo possível sua privacidade durante o expediente. Para isso, basta pedir para que eles imaginem que você não está em casa ainda, ou combinar pequenos horários de pausas para dar-lhes atenção, se necessário.

2. Rotina

Se você está fazendo home office pela primeira vez, saiba que tentar resgatar uma rotina igual à que você tinha no escritório pode ser uma tarefa frustrante. O mais acertado é que você crie uma nova rotina, o seu novo “normal”.

No começo, é comum esquecer os horários das refeições (ou comer demais), esquecer de tomar água ou se levantar para ir ao banheiro. Para que isso não aconteça, é interessante estipular horários nos primeiros dias ou semanas com alarme do celular, até entrar nessa nova rotina.

Uma rotina de horários para acordar, dormir, se alimentar, fazer pausas durante o dia e se exercitar pode ser um bom ponto de partida. A partir disso, preste atenção no seu corpo e vá adaptando sua rotina para as suas necessidades dia a dia.

Alguns aplicativos são especializados em desenvolver novos hábitos, como o Loop e HabitBull. Esses aplicativos permitem que você planeje suas metas e te enviam notificações para que sejam cumpridas. Você também pode acompanhar o progresso das suas metas com o decorrer do tempo.

3. Comunique-se!

É importante manter o contato com a equipe e gestores, mantendo todos informados do andamento das tarefas. Um aplicativo prático é o Slack, desenvolvido especificamente para conversar no ambiente profissional. Ele oferece maior agilidade que os emails por ser parecido com os chats mais informais – como o Whatsapp e Telegram – mas sem a distração das outras notificações pessoais.

Para reuniões com a equipe, o Google Meet é um aplicativo que permite chamadas de áudio e vídeo pelo computador ou mobile. Sua ocupação chega até 30 pessoas em uma mesma chamada e proporciona o compartilhamento de tela. Há também o app Zoom, Hangouts, Skype que podem ser usados para reuniões online. Todos são bem parecidos em funcionalidades e têm versões gratuitas.

4. Lista de atividades no home office

O mapeamento das atividades essenciais, aquelas que não podem parar para a continuação do negócio, é indispensável. Essas atividades são prioritárias e podem ser executadas no seu horário mais produtivo.

Algumas pessoas preferem executar as tarefas mais importantes no período da manhã, mas é essencial que você faça um exercício de auto-conhecimento e defina o melhor horário para você!

Cronograma semanal

Comece a semana fazendo uma lista das atividades que precisam ser executadas. Verifique as atividades que já têm um prazo definido. Para as que não tiverem, defina você mesmo. Com um prazo, a chance de você procrastinar é menor.

Junte o planejamento e os prazos em um cronograma de fácil visualização. Tente sempre deixar duas horas do dia livres para imprevistos, já se precavendo a eventuais tarefas que, com certeza, aparecerão de surpresa ao longo do dia.

Você pode usar a tecnologia ao seu favor com os aplicativos de organização. O Asana é um gerenciador de tarefas ótimo para projetos de equipe. Ele permite a divisão de projetos e tarefas com soluções para trabalho colaborativo. O Trello oferece um visual bem simples e é fácil de usar. A visualização em quadro é intuitiva e permite o acompanhamento do progresso de cada projeto.

Dia a dia

Revise a sua lista de tarefas no início de cada dia, reorganizando o que for necessário e já se preparando para as atividades que devem ser executadas. Não se esqueça de marcar como concluídas as tarefas do dia que foram completadas até o final.

Ao final do dia, contabilize todas as tarefas concluídas e resultados alcançados. A sensação de dever cumprido sempre nos dá ânimo! O registro dessas atividades também auxiliam os gestores de equipe a se informarem das tarefas que a equipe está executando.

5. Gestão de tempo

Os principais vilões de uma gestão de tempo são as causas que nos fazem “perder tempo”. A desorganização, procrastinação e os ladrões de tempo (como as notificações) são os maiores responsáveis pela queda da produtividade. Outro vilão é a sobrecarga de trabalho, a incapacidade de dizer ‘não’ mesmo no limite, o que gera maior cansaço e pode chegar ao burnout.

Como manter a produtividade alta, então?

1. Priorize

Algumas tarefas são claramente importantes e urgentes e devem ser executadas no menor tempo possível. Mas para aquelas pequenas que vão se acumulando ao longo do dia, você pode tentar responder a 3 perguntas:

• Só eu posso fazer?
• Vai demorar menos de 2 minutos?
• Será mais fácil fazer depois?

Se só você pode fazer, rapidamente e não será mais fácil depois… Faça agora!

2. Delegue

Se você não for a única pessoa que pode executar uma tarefa, verifique se é possível delegar para outra pessoa. O diálogo nesse momento é importante, para ninguém se sobrecarregar.

3. Tenha foco

Quando estiver executando uma tarefa, tome cuidado com os ladrões de tempo. Certifique-se de que não há distrações que atrapalhem sua concentração, como o celular.

Um aplicativo interessante é o Forest, em que você configura um tempo específico e o app te mostra uma pequena árvore. Se você não usar o celular pelo tempo especificado, a plantinha cresce e vai formando uma floresta para se motivar!

4. Faça pausas

Às vezes chegamos a um limite e nossa produtividade cai. Nesse momento, é importante fazer uma pausa, tomar um café ou um alongamento. Você pode retomar a tarefa com muito mais disposição depois de alguns minutos.

6. Alongamento

Passar o dia inteiro em uma mesma posição, com pouca variação, pode ser bem cansativo. É importante aproveitar alguns minutos do dia para alongar os músculos. Além de melhorar a produtividade e a atenção, o alongamento ajuda também na saúde e na postura.

O alongamento traz muitas vantagens, como a melhora a circulação de sangue, relaxamento os músculos tensos, além de evitar dores de movimentos repetitivos e minimizar o cansaço e a monotonia.

Esses exercícios podem ser feitos tanto sentado, quanto em pé. E você pode fazê-los antes de começar o dia, na hora da pausa ou no final do expediente.

1. Espreguiçando:

• Entrelace os dedos;
• Empurre a palma da mão para frente;
• Respire mais profundamente;
• E relaxe o pescoço, abaixando a cabeça.

Você pode puxar os braços um pouco para a esquerda e depois para direita, trabalhando o relaxamento dos ombros e do tronco também.

2. Aquecendo os punhos e tornozelo:

• Feche bem os dedos das mão e abra bem os dedos dos pés;
• Faça movimentos de pequenos círculos para dentro;
• E agora para fora.

É só repetir 8 vezes para cada lado!

3. Alongando o antebraço

• Coloque o braço para frente;
• Apoie a palma da outra mão nas costas da primeira e puxe para a sua direção;
• Coloque a palma para cima e repita o movimento.

Mantenha o alongamento por 20 segundos e lembre-se de respirar de forma natural.

4. Cuidando da coluna

• Faça movimentos circulares com os ombros (8x);
• Relaxe o pescoço para os lados;
• Use a mão para alongar a cabeça para o lado (20s).

Permaneça com as costas retas durante o alongamento.

5. Relaxando o pescoço

• Entrelace os dedos e coloque as mãos atrás da cabeça;
• Inspire profundamente;
• Aproxime o queixo do peito (20s);
• Olhe para cima espreguiçando.

7. Música para concentração

Para quem não tem a possibilidade de ter um lugar isolado na casa ou a vizinhança é muito barulhenta, uma playlist de músicas instrumentais pode ajudar a abafar os ruídos e aumentar a concentração. Algumas das melhores playlists instrumentais são as de música clássica, mas se você não é fã, pode buscar pela trilha sonora original (OST) do seu filme preferido ou uma batida eletrônica leve como lo-fi ou binaural beats.

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